Det administrativa systemet – direktmeddelande

Information om vårt nya administrativa system har idag gått ut till våra medlemmar via e-post med nedanstående text eller via sms med förkortad text:

Vi kan nu presentera vårt nya administrativa system, sedan vi inlett ett samarbete med Uppsalaföretaget CogWork. CogWork har utvecklat ett system som automatiserar mycket av det som tidigare hanterades manuellt av styrelsen och andra funktionärer. Systemet används av många olika föreningar och det är flera av Aktiva Seniorers klubbar runt om i landet som har anslutit sig.

För dig som medlem blir hemsidan även i fortsättningen din huvudsakliga digitala kontakt med våra funktionärer. Via hemsidan anmäler du dig till de aktiviteter, som föreningen erbjuder. Erbjudanden och fakta om respektive aktivitet kommer du också att hitta på hemsidan. Vid anmälan får du svar direkt om du fått plats eller om du satts upp på reservlista.

Styrelsen har också möjlighet att sända information med hjälp av CogWorksystemet. Informationen lämnas i första hand via e-post, i andra hand via sms och i undantagsfall via brev. Det är därför viktigt att dina personuppgifter är korrekta i systemet. Du kommer att få information om hur det går till att kolla uppgifterna och du kommer också att kunna korrigera dina kontaktuppgifter. Vi återkommer med information om hur detta ska gå till.

Det här meddelandet är adresserat till de som löst medlemskap för år 2020. Eftersom vi på grund av pandemin inte kunnat genomföra annat än en mindre del av planerade aktiviteter i år, har vi tagit beslut om att 2020 års medlemskap även ska gälla för år 2021.

Vår verksamhetsplanering för 2021 är i stor utsträckning beroende på hur covid-19-pandemin utvecklar sig. Vår fromma förhoppning är att vi ska kunna återuppta fler aktiviteter under början av 2021.

Om du inte har fått mejl/sms kan det bero på att föreningen inte har aktuell e-postadress / mobiltelefonnummer till dig eller att meddelandet har hamnat i din spambox.

Arbetsgruppen för nytt administrativt system
genom Bror-Erik

bror-erik lundin
Bror-Erik Lundin. kassör

Första massutskicket från nya medlemsregistret

För några veckor sedan testade vi ett antal funktioner samt genomförde ett massutskick till 2019 års medlemmar som inte betalat medlemsavgiften för 2020 från vårt nya system.

Utskicket innehåller föreningens beslut om att avgift för 2020 också gäller för 2021. Dessutom finns betalningsanvisningar. Det rör sig om cirka 440 personer och det är intressant att se slutresultatet av utskicket.  I dagsläget har drygt 40 av mottagarna betalt medlemsavgiften för 2020/2021. Vi skickade också ett mindre antal SMS med liknande information till personer som inte angivit e-postadress men har mobiltelefon.

Ett par förändringar som systemet medför för vår hemsida syns redan:

1. Att anmäla sig som ny medlem (se länk på alla sidors högerspalt under rubriken ”Bli medlem”) sker nu direkt in nya systemet.

2. Under topprubriken ”Program” är ett par studiecirklar upplagda, arbetet med satt lägga in fler aktiviteter pågår.

Nästa utskick med hjälp av nya systemet är till samtliga medlemmar med information om våra nya rutiner.

Arbetsgruppen för nytt administrativt system
genom Bror-Erik

Bror-Erik Lundin, kassör FAS Uppsala

Inget programblad under hösten 2020

En ny höst är här. Vi hade alla hoppats att den värsta Corona-epidemin hade bedarrat vid det här laget, men så är tyvärr inte fallet.

Folkhälsomyndigheten har bett oss att fortsätta hålla avstånd och vara försiktiga. Det gäller framför allt oss över 70 år. Styrelsen har därför tagit beslut att inga aktiviteter i föreningens regi ska ske under hösten. Ett antal aktiviteter skulle ha skett utomhus, men styrelsens bedömning är att resande till och från sådana aktiviteter med kommunala färdmedel kan innebära att smitta sprids.

Det har varit en tung vår och sommar för många, och det kommer tyvärr att fortsätta under resten av året. Många av våra medlemmar har saknat att träffa gamla och nya vänner och att få delta i våra trevliga resor och föredrag. Vi får fortsätta att kämpa, se framåt och hoppas att ett pålitligt vaccin blir verklighet så snart som möjligt.

Vi kommer att påbörja arbetet med ett nytt innehållsrikt och varierande program inför vårterminen 2021.

Agneta Sandler Bäfve, Programsamordnare

Nytt system för medlemmar och styrelse introduceras

Covid 19-pandemin gör att vi ännu inte har möjlighet att sätta igång aktiviteter. Vår planering för hösten 2020 är förstås stoppad och något program är inte utarbetat ännu. Fokus ligger ju sedan några månader tillbaka på att minska smittspridningen och vi är naturligtvis angelägna om att våra medlemmar ska må bra. Det är förstås angeläget att alla bidrar med att följa myndigheternas rekommendationer.

Styrelsen har ägnat ett antal månader till att sjösätta ett nytt administrativt system. Ett IT-företag med säte i Uppsala, CogWork AB, erbjuder ett avancerat system som tar hand om bland a medlemsregister, anmälningar till aktiviteter, betalningsredovisning och goda kommunikationsmöjligheter mellan styrelse, övriga funktionärer och medlemmar. Några andra FAS-avdelningar har redan anslutit sig till CogWork och de intygar att många arbetsmoment, som hittills skötts manuellt, i framtiden kommer att automatiseras. En arbetsgrupp har tillsatts för att säkerställa att systemet anpassas till vår verksamhet. Gruppen består av Ulla Englund, Agneta Sandler Bäfve, Margareta Engvall samt Bror-Erik Lundin.

Vår hemsida kommer troligen att förändras marginellt, men kommer även i fortsättningen att vara en viktig kommunikationskanal mellan medlem och styrelse samt funktionärer. Andra kanaler, som kommer att användas är e-post, SMS, telefonsamtal, samt i undantagsfall brev per post. Så snart systemet är på plats kommer vi att lämna ytterligare information om hur det ska användas av dig som medlem.

Styrelsen har beslutat att medlem som betalar medlemsavgiften för 2020 också ska vara medlem under 2021 utan ytterligare kostnadDetta gäller såväl de som redan har betalat och de som betalar in 2020:s avgift före september månads utgång. 

Vi planerar att prova vårt nya system med ett stort utskick till medlemmar som ännu inte betalat 2020 års medlemsavgift. Detta utskick innehåller ett OCR-nummer som är viktigt att ange vid betalning.

Arbetsgruppen för nytt administrativt system
genom Bror-Erik

Bror-Erik Lundin, kassör FAS Uppsala
 

En vår som ingen av oss upplevt tidigare…

Knappt hade jag tillträtt som ordförande för Programkommittén innan allt ställdes på sin ända!

De intressanta och lärorika aktiviteter som vi planerat att delta i kunde tyvärr inte genomföras. Vi var många som blev besvikna, men det fanns inget annat val än att inhibera alla aktiviteter.

Styrelsen har haft ett möte där det beslutades att det inte blir något tryckt program inför hösten. Ovissheten är stor och vi vet inte när vi kan ta upp aktiviteterna igen. Förhoppningsvis kan dessa påbörjas under senare delen av hösten. Vi hoppas dock kunna flytta fram en del planerade aktiviteter från våren till i höst. Aktiviteter inbokade från oktober bedömer jag kan ligga kvar tills vidare. När mitten av augusti närmar sig får vi se hur smittläget utvecklat sig. Styrelsens planering inför senhösten tar sin början i augusti och därefter påbörjar vi arbetet med programmet 2021, som vi räknar med ska kunna presenteras som vanligt i början av januari.

Alla ombeds gå in här på föreningens hemsida och med jämna mellanrum följa styrelsens information. Styrelsen har beslutat att föreningen under sommaren/hösten planerar att köpa in ett nytt datasystem rekommenderat av vårt förbund. I programmet hanteras medlemsregister, medlemsavgifter, betalning av aktiviteter, påminnelser och en hel del annat. Vi kan också lägga in aktiviteter med kort varsel. På detta vis blir vi mer flexibla när det gäller programpunkter. Grupp-mejl skickas ut, så ingen ska missa att det tillkommit aktiviteter. Anmälan till aktiviteter kommer, som tidigare, att ske via hemsidan.

Det sägs att i kaos skapas kreativitet. Jag tror, att när ni nu sitter hemma, kommer ni på många nya idéer. Du kanske också vill bli en av våra programmakare och delta i vårt arbete? Det finns många erfarna kollegor som gärna hjälper dig att komma igång. Tveka inte att kontakta någon i styrelsen om ni kommer på något som vi alla kan dra nytta av.

Ta hand om er till vi ses igen till hösten!

Agneta Sandler Bäfve, Programsamordnare

Coronaviruset (SARS-CoV-2)

Styrelsen har beslutat ställa in alla resterande programpunkter, som planerats till och med juni månad 2020 och som presenterats i vårprogrammet.

Styrelsen kommer senare att fatta beslut om de i vårprogrammet presenterade aktiviteterna i augusti månad.

Elisabeth Agell, ordförande FAS Uppsala

Frågor och svar om sjukdomen covid-19, orsakad av det nya viruset SARS-CoV-2
Folkhälsomyndigheten (öppnas i eget fönster)

Medlemskapet och rösträtten

För att behålla medlemskapet samt delta i och ha rösträtt vid årsmötet är det viktigt att du betalt in medlemsavgiften för 2020.

Avgiften är 150 kr, att betala till plusgiro 11 83 44-1.

Bror-Erik Lundin, kassör FAS Uppsala

Årsmöteshandlingar

Inför årsmöte 2020 (måndag 2 mars kl 14.00–15.30) finns årsmöteshandlingarna tillgängliga här. Revisionsberättelsen är tillagd den 17 februari.

Vi påminner om att medlemsavgiften för 2020 ska var betald för att medlem ska ha rösträtt på årsmötet.

Elisabeth Agell,,ordförande FAS Uppsala

Välkommen till ett nytt år i Aktiva Seniorer…

….vår förening som i år blir 18 år och myndig. Årspengen, som i alla år varit 100 kronor, har, efter enhälligt beslut på årsstämman 2019, nu höjts till 150 kronor. En ökning som var påkallad för att klara ökande nödvändiga utgifter och göra ett så varierat och innehållsrikt program som möjligt.

Till det onödiga hör tiden och kostnaderna för att skicka ut påminnelser om obetalda medlemsavgifter. Dessa slopas från och med i år. Vi litar på våra aktiva medlemmar – kvar blir ju bara de som verkligen vill vara med.

Vara med, och gärna komma med nya friska idéer om attraktiva aktiviteter. Kanske några programpunkter var otillräckligt tilldragande i höstas – till vår bestörtning blev några inte omgående fullbokade, eller ens fullbokade, i motsats till förra våren. Ett par fick ställas in på grund av sjukdom eller för lågt deltagande, några genomfördes utan fullt deltagarantal. Vad var det som blev fel? Vi får försöka hitta orsakerna, och våra medlemmar får gärna hjälpa oss med detta. Ring oss i styrelsen, eller använd kontaktformuläret här på hemsidan! Och när ni ändå är inne på hemsidan – se efter om där kan finnas nya, extra programpunkter.

Det är vår stora förhoppning att alla aktiviteter i programmet för våren 2020 åter ska locka er att deltaga till sista plats!

Taltjänsten ReadSpeaker har nu funnits på hemsidan i ett år. Det vore värdefullt att få veta om det finns önskemål om en fortsättning.

Elisabeth Agell, ordförande FAS Uppsala

Ett litet missöde

I går samlades hela styrelsen och två volontärer för det angenäma jobbet att packa det nya programmet. Då upptäcktes av en slump att de två mittersta bladen bytt plats i en del av upplagan och att det i en del fattades ett blad.

Foto: Margareta Engvall

Vi valde att inte försena utskicket med ett omtryck av hela programhäftet, ber om överseende till dem av er som fått ett felaktigt exemplar och uppmanar var och en som vill ha ett nytt att kontakta oss via kontaktformuläret här på hemsidan.

Ombladade programhäften kommer också att finnas vid upptaktsmötet 20 januari.

Elisabeth Agell, ordförande FAS Uppsala